Política del sistema interno de información.

 

1.-Compromiso.

La organización SADUR S.L., ha asumido el reto que ha lanzado la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023) y la Directiva de la UE 2019/1937 (en adelante, Directiva 2019/1937) relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
 
Para dar cumplimiento al artículo 5 de la Ley 2/2023, concretamente a su apartado 2 h, se crea este documento que servirá para concretar las políticas que debe seguir el sistema interno de información.
 

2.-Concepto.

El sistema interno de información (en adelante canal ético) es una plataforma a través de la cual la plantilla de una empresa, sus clientes, proveedores u otras partes interesadas pueden informar de manera confidencial y segura sobre conductas éticamente cuestionables o que colisionen con el Derecho de la Unión Europea. Este canal ético proporciona una vía para informar de prácticas indebidas sin temor a represalias.
 
El canal ético se asienta sobre los siguientes principios:
  • Confidencialidad: Los canales éticos deben garantizar la confidencialidad de la información proporcionada por las personas informantes. Esto es crucial para fomentar informar de prácticas indebidas sin el temor a represalias.
  • Accesibilidad: El canal ético debe ser accesible y fácil de usar para todas las personas susceptibles de emplearlo. En este caso para la empresa SADUR S.L., se ha escogido el formato web y el enlace lo encontraréis a pie de página.
  • Protección contra represalias: Las empresas deben tener políticas en vigor para proteger a los informantes contra represalias. Esto puede incluir medidas como mantener la confidencialidad, proporcionar canales seguros para la presentación de informes y establecer procedimientos para abordar y resolver las quejas. El sistema debe cumplir con las prerrogativas dispuestas en La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
  • Investigación imparcial: Las organizaciones deben llevar a cabo investigaciones imparciales y completas de todos los reportes que reciban. Deben generar un expediente mínimo que permita determinar en primera instancia y a nivel interno (dentro de la empresa) la gravedad de los hechos informados a fin de obrar en consecuencia y trasladar el expediente a las autoridades si fuera necesario.
  • Comunicación y sensibilización: Las empresas deben comunicar claramente la existencia y la importancia de los canales éticos a todos los miembros de la organización. La sensibilización sobre la ética empresarial y la disponibilidad de estos canales puede ayudar a prevenir prácticas indebidas. El canal ético incorporado por esta empresa cumple todas las exigencias legales citadas. A continuación, se responden algunas preguntas relacionadas con su uso y destino. ¿Cómo y cuándo debe usarse el canal ético?
 
El canal ético es una herramienta destinada a la comunicación de infracciones del Derecho de la Unión Europea (artículo 2 de la Ley 2/2023). Por tanto, no debe emplearse como “buzón de sugerencias” ni para reclamar a la empresa reivindicaciones laborales. Las fronteras entre lo que se debe o no comunicar a través del canal ético son difusas, por lo que la empresa deberá obrar en consecuencia y con  proporcionalidad cuando gestión expedientes iniciados a través de información o reportes presentados en el canal. ¿Cuál es el alcance del canal ético? Citamos algunos ejemplos para el adecuado uso del canal ético: 
 
SI puedo comunicar…
  • Sospechas o testimonios de la comisión de delitos penales, infracciones fiscales o administrativas por parte de la empresa o de determinados compañeros/as de trabajo.
  • Sospechas o testimonios de la existencia de prácticas que permitan o impliquen blanqueo de capitales.
  • Situaciones de acoso sexual o mobbing laboral que pueda padecer en primera persona o del que haya tenido conocimiento.
  • Cuales quiera otro comportamiento o acción que infrinja una norma a la que se vea sometida la empresa o su plantilla. No debo usar el canal para…
  • Realizar sugerencias laborales, de mercancías, solicitud de permisos, etc.
  • Solicitar mejoras profesionales o de las condiciones de trabajo.
  • Trasladar informaciones dolosamente falsas.
 
Se advierte de que el uso inadecuado del canal ético podría conllevar sanciones disciplinarias, toda vez que se trata de una herramienta que pretende proteger los intereses de todos los entes que rodean a una empresa, así como a esta misma.
Cada reporte recibido implica la realización de una serie de diligencias que requieren recursos principalmente personales por parte de la empresa, por lo que el uso de este canal ético debe ser responsable.
 
¿Dónde se  encuentra alojado nuestro canal ético?
 
Esta empresa ha ubicado el canal ético en su página web. La ubicación y existencia del canal debe estar presente en la documentación oficial que emplee la empresa en sus contrataciones y en general debe ser accesible para cualquier persona que quiera emplearlo.
 
¿Nuestro canal cumple con las exigencias legales?
 
Sí, esta empresa cuenta con un canal ético contratado a un proveedor externo especializado en la materia. El canal de ético permite registrar información y reportes, adjuntar pruebas en cualquier formato, mantener la confidencialidad de la persona informante y la protección de los datos revelados.
 
¿Qué sucede después de presentar un reporte?
 
Tras recibir el reporte, la empresa activará el Procedimiento interno de Gestión de Informaciones regulado en el artículo 5 apartado 2.i de la Ley 2/2023 que se encuentra también disponible para cualquier persona que quiera consultarlo.
Este procedimiento regula los tiempos y actuaciones necesarias para gestionar la información recibida y dar cumplimiento a la normativa aplicable.
Cada reporte recibido a través del canal generará un expediente que deberá concluir con un informe final que razonadamente exprese las medidas adoptadas por la empresa respecto a los hechos informados.
Cada expediente conlleva una instrucción que como mínimo deberá recopilar la ratificación del reporte en un plazo de siete días con su admisión a trámite o inadmisión.
La admisión a trámite conlleva la apertura de un procedimiento de instrucción que comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de esta, así como de los hechos relatados de manera sucinta. Adicionalmente se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales.
En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación.
En caso de que la persona informante se haya identificado, se contactará con ella a fin de que ratifique y en su caso amplíe la información contenida en su comunicación. Esta diligencia deberá realizarse en el plazo de siete días desde que se abra el expediente.
Si la persona informante no ha revelado su identidad, se le indicará por el Chat del canal ético la posibilidad de ampliar y ratificar la información que ha aportado. Esta diligencia deberá realizarse en el plazo de siete días desde que se abra el expediente.
 
¿Nuestro canal ético está actualizado?
 
La empresa será informada por el proveedor del servicio de cuantas actualizaciones requiera la herramienta o los procedimientos vinculados a su uso, a fin de que en todo caso el canal ético se amolde a las exigencias legales.
 
¿Quién puede reclamar información sobre los expedientes iniciados por la empresa?
 
La persona informante dispondrá de un código personal e intransferible que le dará acceso al expediente. Este código debe guardarse celosamente ya que es la única forma de acceder al expediente del reporte sin perder el anonimato.
Cuando la persona informante no quiera mantener su anonimato, podrá dirigirse a la persona gestora del canal ético a fin de informarse personalmente sobre el expediente iniciado.
Por parte de la empresa, será el/la gestor designado/a quien en primera instancia reciba la información e iniciará el procedimiento creado a tal efecto para gestionarla. En función de la temática, casuística y complejidad, podrán participar en el expediente otros agentes: consultora externa, Representación Legal de las Personas Trabajadoras u otros cargos de la empresa.
Todas las personas que participen en la tramitación de este tipo de expedientes estarán sujetos a un compromiso de confidencialidad.
 
                                                                       Enlace para el uso de sus derechos:

                                                               https://sadur-canaliza.igualandote.es/

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